Как письму с коммерческим предложением не попасть в спам?

Вы можете написать прекрасно работающее коммерческое предложение (о том, как написать эффективное КП читайте здесь). Но если оно не дойдет до адресата, все усилия будут напрасны. Что делать, если ваши письма автоматически отправляются в спам? Можно ли это предотвратить и что писать, чтобы письмо было отправлено в папку «Входящие»?





1. Почтовый сервер, с которого вы отправляете письма, занесен в спам-листы или черные списки.

Такое может случиться, если с вашего адреса хотя бы однажды отправляли массовые рассылки. Чтобы выяснить, находитесь ли вы в черных списках, загляните, например, на spamhaus и проверьте историю своего IP-адреса.

2. Заблокирован ваш IP-адрес у почтового сервера, на который вы отправляете письма.

Пишите в техническую поддержку почтового сервера с уверениями, что вы не спамер.

3. Письмо иногда попадает в спам, потому что оно похоже на сообщения, которые уже были отфильтрованы как спам.

4. У некоторых почтовых ящиков есть ограничения на количество отправленных писем:

  • mail.ru — 1сообщение в минуту
  • yandex.ru — 150 сообщений в день
  • meta.ua — 200 в день
  • ukr.net — 250 в сутки
  • rambler.ru — 200 в час
  • gmail.com — 500 в день

5. Письмо, в котором указано много адресов получателей, может быть также отправлено в спам.

6. Одним из основных критериев, который учитывают сервера, является мнение пользователя почты. Если он однажды отправил ваше письмо в спам, следующие будут лететь туда автоматически. Почтовый сервер анализирует жалобы и может заблокировать вас, если получена всего лишь 1 жалоба на 1000 писем. Или ваш адрес может быть занесен в черный список на 24-48 часов, в итоге множество писем просто блокируется и не находит своих получателей.

Возможно, вы уже нашли свою причину и можете исправить её. И предотвратить остальные.

 Как сделать так, чтобы письма не попадали в спам?

Есть основные правила безопасности, придерживаясь которые вы сможете избежать попадания под спам-фильтры.

  1.  Максимально узнаваемое имя отправителя. Идеально название компании или ваше фамилия, имя.
  2. Уникальный заголовок. Лучше составить его в виде вопроса, интриги или выгоды. Однако никаких креативных супер-фраз и рекламных слоганов. Также избегайте использование множества восклицательных знаков, слова с заглавными буквами, пользуйтесь обычным черным шрифтом.
  3. В поле для письма пишите текст, одна большая картинка признается за спам. Если вставляете изображение, делайте это во второй части письма, в первой – только текст.
  4. Если есть возможность, предупредите звонком получателя о своем письме.
  5. Чтобы человек не отправил ваше письмо собственноручно в спам, можно начать письмо со следующих строк: вы получили это письмо, т.к. изъявили желание получить информацию о …. . По нашей договоренности, отправляем вам прайс-лист… . Нам понравилась ваша идея и … .
  6. Наконец, перед отправкой письма вы можете проверить его в SpamAssassin.

 Что лучше электронное письмо или конверт по-старинке?

Способ доставки коммерческого предложения до адресата не менее важен, чем грамотное составление текста. Как завладеть вниманием руководителя, чтобы он выделил и открыл именно ваше электронное письмо? Сложно. Но есть один вариант, который работает почти безошибочно.

 Физическая рассылка, то есть доставка письма курьером непосредственно руководителю. Вы будете иметь преимущество перед конкурентами с их e-mail рассылками. Конверт, бумага и текст. 2 момента, на которые нужно обратить внимание при работе с бумажными письмами.

  1.  Доставляем письма брендовыми курьерскими службами, например DHL, Pony Express и т.д. Такие отправления считаются срочными и позволяют проскочить секретарей и других служащих.
  2. К бумажному письму прилагаем рекомендательные письма от заказчиков. Тогда как в электронном письме текст коммерческого предложения размещаем непосредственно в письме, не прикрепляя никаких дополнительных файлов. Максимум ссылки, которые клиент откроет, если письмо покажется ему интересным.

Не нужно все коммерческие письма отправлять курьером. Где-то напротив уместнее будет электронный вариант.

Если вы будете соблюдать все эти нехитрые правила, ваше письмо не отправится в папку спам.